Beskrivning av handlingsoffentligheten vid NTM-centralerna, TE-byråerna och UF-centret

Genvägar till beskrivning av handlingsoffentligheten inom olika ämnesområden:

1. Allmänt
2. Begäran om information
3. Utlämnande av personuppgifter
4. Ärenderegistret för NTM-centralerna, TE-byråerna och UF-centret
5. Fysiska datalager (arkiv)
6. Datalager

1. Allmänt

Informationsförvaltningsenheten ska upprätthålla en beskrivning av de datalager och ärenderegister som den förvaltar i enlighet med 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Beskrivningens syfte är att genomföra handlingsoffentligheten. Beskrivningen kallas beskrivning av handlingsoffentligheten.

Beskrivningen av handlingsoffentligheten är ett sätt att hjälpa medborgarna att rikta sin begäran om information. Enligt offentlighetslagen ska en begäran om information individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling begäran avser (13 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)). Myndigheten är skyldig att hjälpa den som begär informationen att individualisera handlingen. Dokumentbeskrivningen redogör också för i vilken omfattning myndigheten behandlar uppgifter när den producerar tjänster eller behandlar ärenden. Tillgången till information om vilka datalager myndigheten har bidrar till att förvaltningens verksamhet är öppen.

NTM-centralerna främjar den regionala utvecklingen genom att sköta statsförvaltningens verkställighets- och utvecklingsuppgifter i regionerna. NTM-centralernas värden omfattar kundorientering, kompetens, samarbete och öppenhet.

NTM-centralerna har i allmänhet tre ansvarsområden:

  • näringar, arbetskraft och kompetens
  • trafik och infrastruktur
  • miljö och naturresurser

NTM-centralerna hör till arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde. Centralerna styrs förutom av arbets- och näringsministeriet även av inrikesministeriet, undervisnings- och kulturministeriet, jord- och skogsbruksministeriet, miljöministeriet, kommunikationsministeriet och Trafikledsverket. NTM-centralerna förverkligar också Livsmedelsverkets, Migrationsverkets och Business Finlands mål.

NTM-centralerna grundades 1.1.2010 då de tog över de tidigare TE-centralernas, de regionala miljöcentralernas, vägdistriktens, länsstyrelsernas trafik- och bildningsavdelningars samt Sjöfartsverkets uppgifter. En del av uppgifterna överfördes till regionförvaltningsverken, som grundades samtidigt.

TE-byråerna erbjuder personkunder, företag och sammanslutningar arbetskraftstjänster som främjar en fungerande arbetsmarknad genom att trygga tillgången på kompetent arbetskraft, sysselsättningen av arbetssökande samt utvecklingen av medborgarnas sysselsättningsförmåga.

Civiltjänstcentralen, som är en specialenhet vid UF-centret, sköter den information som avses i civiltjänstlagen (1446/2007).

NTM-centralernas tjänster beskrivs närmare på NTM-centralernas webbplats:

Rådgivning och informationsservice finns på:

UF-centret är en sådan informationshanteringsenhet som avses i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019). Varje NTM-central och arbets- och näringsbyrå är också en egen informationshanteringsenhet. Beskrivningen av handlingsoffentligheten är gemensam för alla NTM-centraler och arbets- och näringsbyråer. UF-centret ansvarar för att upprätthålla beskrivningen av handlingsoffentligheten.

2. Begäran om information

2.1. Begäran om information gällande en offentlig handling

Begäran om information ska specificeras så noggrant som möjligt så att det blir lättare att hitta handlingen. Begäran om information ska specificeras så att det framgår vilken handling eller vilka handlingar begäran gäller. Exempelvis ska handlingens datum eller rubrik anges om den är känd. Om begäran om information gäller en offentlig handling, behöver begäran inte motiveras och den som begär informationen behöver inte ange för vilket ändamål informationen används. En begäran om information gällande en offentlig handling kan formuleras fritt till exempel per e-post eller per telefon.

Begäran om information skickas i första hand via e-tjänsten:

eller per e-post:

  • KEHA-centralen: kirjaamo.keha@ely-keskus.fi
  • NTM-centralen i Nyland: registratur.nyland@ntm-centralen.fi
  • Nylands arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.uusimaa@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Egentliga Finland: registratur.egentligafinland@ntm-centralen.fi
  • Egentliga Finlands arbets- och näringsbyrå: registratur.egentligafinland@te-byran.fi
  • NTM-centralen i Sydöstra Finland: kirjaamo.kaakkois-suomi@ely-keskus.fi
  • Sydöstra Finlands arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.kaakkois-suomi@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Birkaland: kirjaamo.pirkanmaa@ely-keskus.fi
  • Birkalands arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.pirkanmaa@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Tavastland: kirjaamo.hame@ely-keskus.fi
  • Tavastlands arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.hame@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Satakunta: kirjaamo.satakunta@ely-keskus.fi
  • Satakunta arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.satakunta@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Mellersta Finland: kirjaamo.keski-suomi@ely-keskus.fi
  • Mellersta Finlands arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.keski-suomi@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Södra Österbotten: registratur.sodraosterbotten@ntm-centralen.fi
  • Södra Österbottens arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.etela-pohjanmaa@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Österbotten: registratur.osterbotten@ntm-centralen.fi
  • Österbottens arbets- och näringsbyrå: registratur.osterbotten@te-byran.fi
  • NTM-centralen i Norra Savolax: kirjaamo.pohjois-savo@ely-keskus.fi
  • Norra Savolax arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.pohjois-savo@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Södra Savolax: kirjaamo.etela-savo@ely-keskus.fi
  • Södra Savolax arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.etela-savo@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Norra Karelen: kirjaamo.pohjois-karjala@ely-keskus.fi
  • Norra Savolax arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.pohjois-karjala@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Kajanaland: kirjaamo.kainuu@ely-keskus.fi
  • Kajanalands arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.kainuu@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Norra Karelen: kirjaamo.pohjois-pohjanmaa@ely-keskus.fi
  • Norra Österbottens arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.pohjois-pohjanmaa@te-toimisto.fi
  • NTM-centralen i Lappland: kirjaamo.lappi@ely-keskus.fi
  • Lapplands arbets- och näringsbyrå: kirjaamo.lappi@te-toimisto.fi

2.2. ​​​​​Begäran om information om sekretessbelagda handlingar

När man begär om information om en sekretessbelagd handling eller en handling som endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar, ska den som begär om handlingen ange uppgifternas användningsändamål och kunna styrka sin identitet. NTM-centralen, arbets- och näringsbyrån eller UF-centret kan också be den som begär om handlingen om andra tilläggsuppgifter, om dessa behövs för att utreda förutsättningarna för utlämnande av uppgifter.

Information om en offentlig handling ska ges så snart som möjligt, senast inom två veckor från det att begäran om information framställdes. Om behandlingen och avgörandet av ett ärende kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsmängd än normalt, ska informationen om en offentlig handling lämnas ut eller avgörandet av ärendet göras senast inom en månad från det att begäran om information framställdes. Handläggningstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är också högst en månad. Enligt 34 § i offentlighetslagen kan en avgift tas ut för utlämnande av handlingar och för att ta fram uppgifter. En avgift får också tas ut för kopior.  Om en avgift tas ut för sökning av information ska kunden kontaktas innan informationen lämnas ut och fakturan skickas.

3. Utlämnande av personuppgifter

Grundläggande personuppgifter är offentliga om de inte omfattas av en lagstadgad sekretessgrund. Personuppgifter publiceras inte som öppna data. Vid utlämnande av personuppgifter iakttas kraven i dataskyddslagstiftningen.

NTM-centralerna tillhandahåller information om behandling av personuppgifter:

4. Ärenderegistret för NTM-centralerna, TE-byråerna och UF-centret

Ärenderegistret är ett register över anhängiggjorda ärenden, deras handläggningsskede och handlingar.

NTM-centralerna, TE-byråerna och UF-centret har sju ärenderegister:

  • Ärendehanteringssystemet (USPA) (ELY, arbets- och näringsbyråerna, UF),
  • NTM-diariet (NTM landsbygds och energienheten),
  • Administrationssystemet för stöd från Europeiska socialfonden och strukturfonderna i Europa (EURA 2014)
  • Handläggningssystemet för företagsstöd (TUKI2014)
  • Handläggningssystemet för Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF)
  • Handläggningssystemet för landsbygdsstöd (HYRRÄ och STÖDTILLÄMPNINGEN)

Arbets- och näringsministeriet äger datasystemen EURA2014 och TUKI2014. Livsmedelsverket äger NTM-diariet, Hyrrä och Stödtillämpningen. Jord- och skogsbruksministeriet äger Europeiska havs- och fiskerifondens system. UF-centret äger USPA-systemet.

Information kan sökas från ärenderegistren t.ex. med ärendets eller handlingens rubrik, projektets eller arbetsgruppens namn, namnet på den som skickat eller upprättat handlingen samt olika dateringsuppgifter, t.ex. datumet då ärendet anhängiggjordes eller handlingen upprättades.

4.1. Ärenderegistret USPA för NTM-centralerna, TE-byråerna och UF-centret

Ärendehanteringssystemet används för registrering av ärenden och handlingar, beredning av ärenden, beslutsfattande, information och verkställighet samt uppföljning av handläggningsskeden. Registreringen gör det möjligt att följa upp ärenden och registrera inkommande handlingar. Från systemet kan man ta ut statistik och rapporter om behandlade ärenden. Systemet fungerar i detta skede som elektroniskt arkiv för tidsbundna handlingar och som ansökningsregister för handlingar som ska förvaras varaktigt och för handlingar som ska förvaras en viss tid. I systemet ingår diarie-/ärenderegister, dokumenthantering och kundregister samt eventuella integrationer i andra system.

Systemet behandlar ärenden och tillhörande handlingar elektroniskt enligt NTM-centralernas och TE-byråernas informationsstyrningssystem (TOJ). Behandlingen av uppgifter grundar sig på följande författningar: Dataskyddslagen (1050/2018), lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (3/2013), lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) och arkivlagen (831/1994).

Följande personuppgifter lagras i systemet:

  • Kundens efternamn
  • Kundens förnamn
  • Kundens adress
  • Kundens telefonnummer
  • Kundens e-postadress
  • Kundens personbeteckning för vissa uppgifter
  • Även känsliga personuppgifter behandlas i registret.

Uppgifterna sparas i systemet både för en viss tid och varaktigt. Uppgifterna finns tillgänglig via gränssnittet. Diarieuppgifterna förvaras varaktigt.

Informationsstyrningsplanen för ärendehanteringssystemet USPA redogör för alla de uppgifter som hör till NTM-centralerna, TE-byråerna och UF-centret. Planen beskriver de administrativa uppgifterna samt NTM-centralernas närings-, trafik- och miljöuppgifter i detalj.

4.2. Ärenderegistret NTM-diariet, ägare Livsmedelsverket

Kontaktuppgifter PB 100, 00027 Livsmedelsverket, webbadress ruokavirasto.fi

I NTM-diariet registreras de stödansökningar som NTM-centralerna tagit emot. Ansökningarnas sökande lagras i diariesystemet. De egentliga personuppgifterna finns lagrade i lantbruksförvaltningens gemensamma kundregister.

Informationskällor

De ansökningshandlingar som gäller specialmiljöstöd för jordbruket som administreras via NTM-centralerna, samt ansökningar om utbetalning enligt stödbeslut.

Stödansökningshandlingar som hänför sig till arkivbildningsplanen ska lagras i NTM-diariet. Dessutom lagras delåtgärder som hör samman med stödansökningshandlingarna, till exempel kompletteringar.

4.3. EU:s administrationssystem för strukturfonder, EURA 2014

Datasystemet EURA 2014 är ett webbaserat administrationssystem för projekt inom Europeiska socialfonden (ESF) och Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) i Finland för programperioden 2014–2020. EURA 2014 används av de myndigheter som förvaltar projekten samt av de personer som ansöker om och mottar stöd. Med hjälp av datasystemet administreras projektprocessen ända från ansökan till betalning, samt till eventuellt återkrav. Systemet skapar också rapporter för nationella ändamål och för de syften som Europeiska kommissionen kräver.

Ärendehanteringen i datasystemet EURA 2014 är helt elektroniskt. Systemet innehåller inget manuellt material. Den som ansöker om eller mottar stöd uppger relevanta personuppgifter i sin ansökan och på andra projektspecifika blanketter. Om projektet i fråga har delgenomförare eller mottagare av överfört stöd, uppger huvudgenomföraren också dessa organisationers kontaktpersoner i projektansökan. Huvudgenomföraren och delgenomförarna/mottagarna av överfört stöd har ingått ett avtal om genomförandet av projektet, där parternas rättigheter och skyldigheter fastställs.

Personuppgifterna används för att identifiera den sökandes tjänsteanvändare i EURA 2014-systemet samt för att säkerställa användarens rätt att representera sin organisation i EURA 2014-ärendehanteringen (Katso-autentiseringstjänsten) samt för att hålla kontakt mellan de myndigheter som administrerar strukturfonderna och projektgenomförarna. Personuppgifter kan också användas i systemets testmiljöer i samband med utvecklingen av systemets funktioner och vid utredningen av felsituationer.

Personuppgifter som samlas in av sökande och stödmottagare

  • namn, ställning i organisationen, e-postadress och telefonnummer för projektets kontaktperson
  • namn, ställning i organisationen, e-postadress och telefonnummer för projektets ansvarsperson
  • projektchefens namn, ställning, e-postadress och telefonnummer - namn, e-postadress och telefonnummer för kontaktpersonen för olika blanketter (bl.a. utbetalningsansökan, uppföljningsrapport, slutrapport, rättelseyrkanden)
  • namnen på blanketternas undertecknare (överförs till MDB suomi.fi) samt undertecknarens ställning i organisationen
  •  IP-adress
  • kakor och annan motsvarande teknisk information. Om det är fråga om ett samprojekt eller ett förfarande för överföring av stöd, ska huvudgenomföraren ange även följande uppgifter om dessa delgenomförare i projektansökan:
    • namn, e-postadress och telefonnummer för delgenomförarens kontaktperson.

4.4. Handläggningssystemet för landsbygdsstöd (HYRRÄ och STÖDTILLÄMPNINGEN)

Personuppgifterna i Hyrrä används för behandling av stöd- och utbetalningsansökningar, inspektioner, inlämnande av uppföljningsuppgifter samt uppföljning av varaktigheten för stödbeviljade investeringar. Uppgifter får lämnas ut till utomstående endast om förutsättningar för utlämnande av uppgifter som föreskrivs i lag föreligger. Utlämnandet av uppgifter kan inte förhindras när det är fråga om att sköta myndighetsuppgifter och att tillhandahålla uppgifter för vetenskaplig forskning.

Uppgifter i Hyrrä kan lämnas ut för följande ändamål:

  • Skötsel av myndighetsuppgifter Uppgifter kan överlåtas till tillsynsmyndigheterna (bl.a. Statens revisionsverk, Kommissionen, den attesterande myndigheten (för närvarande BDO), Europeiska revisionsrätten), för en myndighets planerings- och utredningsuppgifter samt andra motsvarande myndighetsuppgifter
  • Historisk och vetenskaplig forskning samt statistikföring
  • Annat utlämnande av uppgifter

De dokument som uppstår i webbtjänsten Hyrrä arkiveras i Livsmedelsverkets (före detta Landsbygdsverkets) elektroniska arkiv. Dokumentinformationen behandlas i Hyrrä, där arkivets ärenden, åtgärder och elektroniska dokument genereras automatiskt i samband med handläggning av ärendet. Även ansökningar och andra dokument som tas emot på papper sparas elektroniskt i webbtjänsten Hyrrä. Den ursprungliga pappersansökan och dess bilagor skannas in som bilaga till den elektroniska ansökan. Dokumentuppgifter som omfattas av elektronisk ärendehantering och arkivering specificeras enligt ansökningstyp i de elektroniska informationsstyrningsplanerna.

När ärenden, åtgärder och dokument skapas i arkivet söker det operativa systemet standardmetadata för ärendet, åtgärden och dokumentet enligt arkivets kodsystem och andra nödvändiga uppgifter. Dokumentets viktigaste metadata som sparas är: typ av dokument, dokument-ID, användarnamn, personuppgiftsklass och offentlighetsklass

4.5. TUKI 2014

TUKI2014-systemet behandlar och administrerar understöd enligt lagen om företagsstöd: rent nationella understöd och understöd som delfinansieras av EU (understöd för utvecklande av företag och understöd för utvecklande av företagens verksamhetsmiljö), samt energistöd och transportstöd.  I systemet slutförs dessutom utbetalningarna av beslut om understöd och förberedande finansiering för ensamföretagare som beviljats under föregående programperiod (2007–2013), samt av Tekes fullmaktsöverföringar och rent nationella sysselsättningsbaserade stöd.

Systemet har i grunden varit detsamma sedan början av programperioden 2000–2006, men i och med de ändringar som gjorts i programmet för programperioden 2014–2020 har namnet ändrats från TUKI2000 till TUKI2014.  Även TMTuki2000-systemet, där tidigare sysselsättningsbaserade projekt har behandlats, har anslutits till TUKI2014.

NTM-centralerna, arbets- och näringsministeriet och Tekes använder samma TUKI2014-system.                                                     

TUKI2014-systemets rapportering sköts till stor del med rapporteringssystemet YRTTI.

5. Fysiska datalager (arkiv)

NTM-centralernas, TE-byråernas och UF-centrets arkiv består av slutarkiv som innehåller handlingar som förvaras en viss tid eller varaktigt samt av närarkiv och handarkiv för ansvarsområdenas enheter.

I NTM-centralernas arkiv finns också tidigare myndigheters handlingar som ska förvaras varaktigt och långvarigt. Tidigare myndigheter är bland annat TE-centralerna och deras föregångare Arbetskraftsdistrikten, Landsbygdsnäringsdistrikten samt HIM:s företagstjänst, Vägförvaltningen och de regionala miljöcentralerna.

Handlingar har också lämnats ut till Riksarkivets verksamhetsställen. I slutarkiven finns material från början av 1900-talet. Handlingar som är över 40 år gamla och ska förvaras varaktigt har i huvudsak överlåtits till Riksarkivet.

Begäran om information gällande pappershandlingar kan lämnas till registratorskontoren vid NTM-centralerna och TE-byråerna med en elektronisk ärendeblankett, per e-post, brev eller telefon.

6. Datalager

Datalager är datamaterial eller en samling datamaterial som genererats för ett visst ändamål och som logiskt eller fysiskt sammanhänger med varandra.

Med datalager avses omfattande datahelheter som hör nära samman på ett fysiskt eller logiskt sätt. NTM-centralerna, TE-byråerna och UF-centret har tiotals olika datalager.

Antecknad i beskrivningen av handlingsoffentligheten