Kuvaus ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen asiakirjajulkisuudesta

Oikopolut asiakirjajulkisuuskuvauksen osioihin:

1. Yleistä
2. Tietopyynnöt
3. Henkilötietojen luovuttaminen
4. ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen asiarekisterit
5. Fyysiset tietovarannot (arkistot)
6. Tietovarannot

1. Yleistä

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. 

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

ELY-keskukset edistävät alueellista kehittämistä hoitamalla valtionhallinnon toimeenpano- ja kehittämistehtäviä alueilla. ELY-keskusten arvoja ovat asiakaslähtöisyys, osaaminen, yhteistyö ja avoimuus.

ELY-keskuksissa on yleensä kolme vastuualuetta:

  • elinkeinot, työvoima ja osaaminen
  • liikenne ja infrastruktuuri
  • ympäristö ja luonnonvarat

ELY-keskukset kuuluvat työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalaan. Keskuksia ohjaavat työ- ja elinkeinoministeriön lisäksi sisäasiainministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö, maa- ja metsätalousministeriö, ympäristöministeriö, liikenne- ja viestintäministeriö sekä Väylävirasto. ELY-keskukset toteuttavat myös Ruokaviraston, Maahanmuuttoviraston ja Business Finlandin tavoitteita.

ELY-keskukset on perustettu 1.1.2010 ja niihin on koottu entisten TE-keskusten, alueellisten ympäristökeskusten, tiepiirien, lääninhallitusten liikenne- ja sivistysosastojen sekä Merenkulkulaitoksen tehtäviä. Osa tehtävistä siirtyi saman aikaan perustettuihin aluehallintovirastoihin.

TE-toimistot tarjoavat työvoimapalveluita henkilöasiakkaille, yrityksille ja yhteisöille, joilla edistetään työmarkkinoiden toimivuutta turvaamalla osaavan työvoiman saatavuutta, työnhakijoiden työllistymistä sekä kansalaisten työllistymiskyvyn kehittymistä.

KEHA-keskuksen erillisyksikkö siviilipalveluskeskus hoitaa siviilipalveluslaissa (1446/2007) tarkoitetut tehtävät.

ELY-keskusten palvelut ovat kuvattu ELY-keskusten verkkosivuilla:

Neuvontaa ja tietopalvelua on saatavilla:

KEHA-keskus on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Jokainen ELY-keskus ja TE-toimisto on myös oma tiedonhallintayksikkö. Kuvaus asiakirjajulkisuudesta on yhteinen kaikille ELY-keskuksille ja TE-toimistoille. KEHA-keskus vastaa kuvaus asiakirjajulkisuudesta ylläpidosta.

2. Tietopyynnöt

2.1. Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö 

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse. 

Tietopyynnöt suositellaan lähettämään ensisijaisesti sähköisen asiointipalvelun kautta:

tai ne voi lähettää myös sähköpostilla:

  • KEHA-keskus: kirjaamo.keha@ely-keskus.fi
  • Uudenmaan ELY-keskus: kirjaamo.uusimaa@ely-keskus.fi
  • Uudenmaan TE-toimisto: kirjaamo.te-toimisto@ely-keskus.fi
  • Varsinais-Suomen ELY-keskus: kirjaamo.varsinais-suomi@ely-keskus.fi
  • Varsinais-Suomen TE-toimisto: kirjaamo.varsinais-suomi@te-toimisto.fi
  • Kaakkois-Suomen ELY-keskus: kirjaamo.kaakkois-suomi@ely-keskus.fi
  • Kaakkois-Suomen TE-toimisto: kirjaamo.kaakkois-suomi@te-toimisto.fi
  • Pirkanmaan ELY-keskus: kirjaamo.pirkanmaa@ely-keskus.fi
  • Pirkanmaan TE-toimisto: kirjaamo.pirkanmaa@te-toimisto.fi
  • Hämeen ELY-keskus: kirjaamo.hame@ely-keskus.fi
  • Hämeen TE-toimisto: kirjaamo.hame@te-toimisto.fi
  • Satakunnan ELY-keskus: kirjaamo.satakunta@ely-keskus.fi
  • Satakunnan TE-toimisto: kirjaamo.satakunta@te-toimisto.fi
  • Keski-Suomen ELY-keskus: kirjaamo.keski-suomi@ely-keskus.fi
  • Keski-Suomen TE-toimisto: kirjaamo.keski-suomi@te-toimisto.fi
  • Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus: kirjaamo.etela-pohjanmaa@ely-keskus.fi
  • Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto: kirjaamo.etela-pohjanmaa@te-toimisto.fi
  • Pohjanmaan ELY-keskus.fi: kirjaamo.pohjanmaa@ely-keskus.fi
  • Pohjanmaan TE-toimisto: kirjaamo.pohjanmaa@te-toimisto.fi
  • Pohjois-Savon ELY-keskus: kirjaamo.pohjois-savo@ely-keskus.fi
  • Pohjois-Savon TE-toimisto: kirjaamo.pohjois-savo@te-toimisto.fi
  • Etelä-Savon ELY-keskus: kirjaamo.etela-savo@ely-keskus.fi
  • Etelä-Savon TE-toimisto: kirjaamo.etela-savo@te-toimisto.fi
  • Pohjois-Karjalan ELY-keskus: kirjaamo.pohjois-karjala@ely-keskus.fi
  • Pohjois-Karjalan TE-toimisto: kirjaamo.pohjois-karjala@te-toimisto.fi
  • Kainuun ELY-keskus: kirjaamo.kainuu@ely-keskus.fi
  • Kainuun TE-toimisto: kirjaamo.kainuu@te-toimisto.fi
  • Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus: kirjaamo.pohjois-pohjanmaa@ely-keskus.fi
  • Pohjois-Pohjanmaan TE-toimisto: kirjaamo.pohjois-pohjanmaa@te-toimisto.fi
  • Lapin ELY-keskus: kirjaamo.lappi@ely-keskus.fi
  • Lapin TE-toimisto: kirjaamo.lappi@te-toimisto.fi

2.2. Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö 

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. ELY-keskus, TE-toimisto tai KEHA-keskus voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. 

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi. Asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti. Myös kopioista voidaan laskuttaa.  Mikäli tietopalvelu on laskutettavaa, asiakkaaseen olla yhteydessä ennen tiedon toimittamista ja laskun lähettämistä.

3. Henkilötietojen luovuttaminen

Perusmuotoiset henkilötiedot ovat julkisia, ellei niitä koske laissa oleva salassapitoperuste. Henkilötietoja ei julkaista avoimena datana. Henkilötietojen luovuttamisessa huomioidaan tietosuojalainsäädännön vaatimukset. 

Henkilötietojen käsittelystä on tietoa ELY-keskusten tietosuoja -verkkosivulla.

4. ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen asiarekisterit

Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja asiakirjoista.

ELY-keskuksilla, TE-toimistoilla ja KEHA-keskuksella on seitsemän asiarekisteriä:

  • USPA asianhallintajärjestelmä (ELY, TET, KEHA), 
  • ELY-diaari (ELY maaseutu ja energiayksikkö), 
  • Euroopan sosiaalirahaston ja Euroon rakennerahastojen tukien hallinnointijärjestelmä (EURA 2014)
  • Yritystukien käsittelyjärjestelmä (TUKI2014)
  • Euroopan meri- ja kalatalousrahaston käsittelyjärjestelmä (EMKR)
  • Maaseudun tukien käsittelyjärjestelmät (HYRRÄ ja TUKISOVELLUS)

Työ- ja elinkeinoministeriö omistaa EURA 2014 ja TUKI2014 järjestelmät. Ruokavirasto omistaa ELY-diaarin, Hyrrän ja Tukisovelluksen. Maa- ja metsätalousministeriö omistaa Euroopan meri- ja kalatalousrahaston järjestelmän. KEHA-keskus omistaa USPA järjestelmän.

Tietoa asiarekistereistä voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, hankkeen tai työryhmän nimellä, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, esim. asian vireilletulo- tai asiakirjan laatimispäivällä.

4.1. ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen asiarekisteri USPA

Asianhallintajärjestelmää käytetään asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiin, asioiden valmisteluun, päätösten tekoon, tiedottamiseen ja täytäntöönpanoon sekä käsittelyvaiheiden seurantaan. Rekisteröinti mahdollistaa asioiden seurannan ja asiakirjojen saapumisen kirjaamisen. Järjestelmästä voidaan tuottaa käsitellyistä asioista tilastoja ja raportteja. Järjestelmä toimii tässä vaiheessa määräaikaisten asiakirjojen sähköisenä arkistona ja pysyvästi säilytettävien että määräaikaisesti säilytettävien asiakirjojen hakurekisterinä. Järjestelmään sisältyy diaari-/asiarekisteri, dokumenttien hallinta ja asiakasrekisteri sekä mahdolliset integraatiot muihin järjestelmiin. 

Järjestelmässä käsitellään ELY-keskusten ja TE-toimistojen tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) mukaisia asioita ja niihin liittyviä asiakirjoja sähköisesti. Tietojen käsittely perustuu seuraaviin säädöksiin: Tietosuojalaki (1050/2018), laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (3/2013), julkisuuslaki (621/1999), laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja arkistolaki (831/1994). 

Henkilöistä tallennetaan järjestelmään seuraavat tiedot: 

  • Asiakkaan sukunimi 
  • Asiakkaan etunimi tai etunimet 
  • Asiakkaan osoite 
  • Asiakkaan puhelinnumero 
  • Asiakkaan sähköpostiosoite 
  • Asiakkaan henkilötunnus määrättyjen tehtävien osalta 
  • Rekisterissä käsitellään myös arkaluonteisia henkilötietoja. 

Tietoja järjestelmässä säilytetään sekä määräajan että pysyvästi. Tiedot saatavissa rajanpinnan kautta. Diaaritiedot säilytetään pysyvästi.

USPA asianhallintajärjestelmän tiedonohjaussuunnitelma sisältää kaikki ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen tehtävät. Hallinnolliset tehtävät, ELY-keskusten elinkeino, liikenne- ja ympäristötehtävät ovat kuvattu tarkasti.

4.2. Asiarekisteri ELY-diaari, omistaja Ruokavirasto

Yhteystiedot PL 100, 00027 Ruokavirasto, www-osoite ruokavirasto.fi.

ELY-diaariin on kirjattuna ELY-keskusten vastaanottamien tukihakemusten asiakirjat. Diaarijärjestelmään on tallennettuna hakemuksiin liittyvät hakijat. Varsinaiset henkilötiedot ovat tallennettuna maataloushallinnon yhteiseen asiakasrekisteriin. 

Tietolähteet

Tuenhakijoiden toimittamat hakemusasiakirjat liittyen ELY-keskusten kautta hallinnoitaviin maatalouden erityisympäristötukiin sekä tukipäätöksiin kohdistuviin maksamishakemuksiin. 

ELY-diaariin on tallennettuna tukihakemusasiakirjoihin liittyvät arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset tiedot. Lisäksi ELY-diaariin on tallennettuna hakemusasiakirjoihin liittyvät välitoimenpiteet, esimerkiksi hakemuksiin liittyvät täydennykset. 

4.3. EU:n rakennerahastojen hallintajärjestelmä EURA 2014

EURA 2014 -tietojärjestelmä on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) hankkeiden selainpohjainen hallinnointijärjestelmä Suomessa ohjelmakaudella 2014–2020. EURA 2014-tietojärjestelmää käyttävät hankkeita hallinnoivat viranomaiset, tuenhakijat ja tuensaajat. Tietojärjestelmän avulla hallinnoidaan hankeprosessi hakemisesta maksamiseen sekä takaisinperintään. Tietojärjestelmällä tuotetaan myös raportit kansallisiin ja Euroopan komission edellyttämiin tarkoituksiin.

Asiointi EURA 2014 -tietojärjestelmässä tapahtuu vain sähköisesti. Järjestelmä ei sisällä manuaalista aineistoa. Tuenhakija/tuensaaja ilmoittaa hakemuksessaan ja muissa hankekohtaisissa lomakkeissa tuen hakemisen kannalta relevantit henkilötiedot. Mikäli kyseisessä hankkeessa on osatoteuttajia tai tuen siirronsaajia, ilmoittaa päätoteuttaja hankehakemuksessa myös näistä organisaatioista yhteyshenkilöiden tiedot. Päätoteuttaja ja osatoteuttajat/tuen siirronsaajat ovat tehneet sopimuksen hankkeen toteuttamisesta, jossa määritellään yhteishankkeen osapuolten oikeudet ja velvollisuudet.

Henkilötietoja käytetään EURA 2014 -järjestelmän hakijan palvelujen käyttäjän tunnistamiseen sekä varmistettaessa käyttäjän oikeus edustaa organisaatiotaan EURA 2014 -asioinnissa (Katso-tunnistautumispalvelu) sekä yhteydenpitoon rakennerahastoja hallinnoivien viranomaisten ja hanketoteuttajien välillä. Järjestelmän toiminnan kehittämisen yhteydessä ja virhetilanteiden selvittämisessä henkilötietoja voidaan käyttää myös järjestelmän testiympäristöissä.

Tuenhakijoilta ja tuen saajilta kerättävät henkilötiedot 

  • hankkeen yhteyshenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • hankkeen vastuuhenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero 
  • hankepäällikön nimi, asema, sähköpostiosoite ja puhelinnumero - eri lomakkeiden (mm. maksatushakemus, seurantaraportti, loppuraportti, oikaisuvaatimukset) yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero 
  • lomakkeiden allekirjoittajien nimet (siirtyvät DVV suomi.fi) sekä allekirjoittajan asema organisaatiossa
  •  IP-osoite 
  • evästeet ja muut vastaavat teknologiset tiedot. Mikäli kyseessä on yhteishanke tai tuen siirto -menettely, tallentaa päätoteuttaja näistä osatoteuttajista hankehakemukseen myös seuraavat tiedot: 
    • osatoteuttajan yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

4.4. Maaseudun tukien käsittelyjärjestelmät (HYRRÄ ja TUKISOVELLUS)

Hyrrän henkilötietoja käytetään tuki- ja maksuhakemusten käsittelyyn, tarkastuksiin, seurantatietojen toimittamiseen sekä tuettujen investointien pysyvyyden seurantaan. Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille vain, jos laissa säädetyt edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa. Viranomaistehtävien hoitamiseen ja tieteelliseen tutkimukseen tietojen luovuttamista ei voi estää. 

Hyrrän tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Viranomaistehtävien hoitaminen Tietoja voidaan luovuttaa valvontaviranomaisille (mm. Valtiontalouden tarkastusvirasto, Komissio, Todentamisviranomainen (tällä hetkellä BDO), Euroopan tilintarkastustuomioistuin), viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävään sekä muuhun näitä vastaavaan viranomaistehtävään 
  • Historiallinen ja tieteellinen tutkimus sekä tilaston laatiminen 
  • Muu tietojen luovutus

Hyrrä-verkkoasiointipalvelussa syntyvät asiakirjat arkistoituvat Ruokaviraston (ennen Maaseutuviraston) sähköiseen arkistoon. Asiakirjatiedon käsittely tapahtuu Hyrrässä, jossa arkiston asiat, toimenpiteet ja sähköiset asiakirjat muodostuvat automaattisesti asian käsittelyn edetessä. Myös kaikki paperilla vastaanotettavat hakemukset ja muut asiakirjat tallennetaan sähköisiksi Hyrrä-verkkopalveluun. Alkuperäinen paperihakemus ja paperihakemuksen liitteet skannataan sähköisen hakemuksen liitteeksi. Sähköisen asiankäsittelyn ja arkistoinnin piiriin kuuluvat asiakirjalliset tiedot on eritelty hakemustyypeittäin sähköisissä tiedonohjaussuunnitelmissa.

Asioita, toimenpiteitä ja asiakirjoja arkistoon luotaessa, operatiivinen järjestelmä hakee arkiston koodistossa olevat tiedonohjaussuunnitelmien mukaiset oletusmetatiedot ja muut vaadittavat tiedot asialle, toimenpiteelle ja asiakirjalle. Tärkeimpinä asiakirjan metatietoina tallennetaan asiakirjan tyyppi, asiakirjan tunnus, käyttäjätunnus, henkilötietoluokka ja julkisuusluokka.

4.5. TUKI 2014

TUKI2014-järjestelmässä käsitellään ja hallinnoidaan yritystukilain mukaisia puhtaasti kansallisia ja EU-osarahoitteisia avustuksia (yrityksen kehittämisavustus ja yritysten toimintaympäristön kehittämisavustus), energiatukia sekä kuljetustukia.  Lisäksi järjestelmässä hoidetaan maksatukset loppuun myös edellisen ohjelmakauden (2007-2013) aikana myönnetyistä yksinyrittäjän avustus- ja valmistelurahoituspäätöksistä sekä Tekesin valtuusirrotuksista ja puhtaasti kansallisista työllisyysperusteisista tuista.

Järjestelmä on perustaltaan ollut sama ohjelmakauden 2000-2006 alusta alkaen, mutta ohjelmakaudelle 2014-2020 ohjelmaan tehtyjen muutosten myötä järjestelmän nimi TUKI2000 on muutettu nimeksi TUKI2014.  Myös TMTuki2000 -järjestelmä, jossa aiemmat työllisyysperusteiset hankkeet on käsitelty, on liitetty TUKI2014:een.

Sama TUKI2014-järjestelmä on käytössä ELY-keskuksissa, työ- ja elinkeinoministeriössä sekä Tekesissä.                                                     

TUKI2014-järjestelmän raportointi hoidetaan suurelta osin YRTTI-raportointijärjestelmällä.

5. Fyysiset tietovarannot (arkistot)

ELY-keskusten, TE-toimistojen ja KEHA-keskuksen arkistot koostuvat määräajan ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista ja vastuualueiden yksiköiden lähi- ja käsiarkistoista. 

ELY-keskusten arkistoissa on myös edeltäjäviranomaisten pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettäviä asiakirjoja. Edeltäjäviranomaisia ovat mm. TE-keskukset ja sen edeltäjät Työvoimapiirit, Maaseutuelinkeinopiirit sekä KTM yrityspalvelut, Tiehallinto sekä alueelliset ympäristökeskukset. 

Asiakirjoja on luovutettu myös Kansallisarkiston toimipaikkoihin. Päätearkistoissa on aineistoja 1900-luvun alusta lähtien. Yli 40 vuotta vanhat pysyvästi säilytettävät asiakirjat on luovutettu pääosin Kansallisarkiston säilytykseen. 

Tietopyyntöjä paperisista asiakirjoista voi tehdä ELY-keskusten ja TE-toimistojen kirjaamoihin joko sähköisellä asiointilomakkeella, sähköpostilla, kirjeitse tai puhelimitse.

6. Tietovarannot

Tietovaranto on tiettyä tarkoitusta varten muodostettu, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineisto tai tietoaineistojen kokoelma.

Tietovarannoilla tarkoitetaan laajoja tietokokonaisuuksia, jotka kuuluvat kiinteästi yhteen fyysisellä tai loogisella tavalla. ELY-keskuksissa, TE-toimistoissa ja KEHA-keskuksessa erilaisia tietovarantoja on useita kymmeniä.

Asiakirjajulkisuuskuvaukseen merkityt tietovarannot