Ota käyttöön Ohjaustaverkossa.fi

Ohjaustaverkossa.fi on GDPR-yhteensopiva verkko-ohjauksen ja moniammatillisen asiakastyön ratkaisu. Se on kehitetty ESR-rahoituksella vuosina 2015-2021, ja sen käyttäminen on maksutonta. Käyttöönottoon vaaditaan kuitenkin sopimus palvelun tietojenkäsittelijän eli KEHA-keskuksen kanssa. 

Näin otat palvelun käyttöön:

1. Tutustu Ohjaustaverkossa.fi -palveluun ja sen hyötyihin 

Verkkotyöskentely ei ole uutta ohjaustyössä. Asiakkaita on ennenkin ohjattu etänä esimerkiksi Facebookin, Whatsappin, Teamsin ja sähköpostin avulla. Ohjaustaverkossa.fi-työkalu kuitenkin tekee asiakkaiden etäohjauksesta tietoturvallista.

Asiakas tunnistautuu työkaluun Suomi.fi-palvelun kautta. Vahvan tunnistuksen ansiosta asiakkaan tiedot pysyvät varmuudella vain ohjaajan ja asiakkaan välisinä. Työkalu ei syrjäytä muita, jo käytössä olevia viestintäkanavia, vaan täydentää niitä. 

Ohjaustaverkossa.fi-työkalu tulee mahdollistamaan monialaisen asiakasvuorovaikutuksen entistä kätevämmin myös etänä. Ohjaaja voi asiakkaan suostumuksella kutsua mukaan asiakkaan omaan ohjaustilaan toisen, ohjauksessa tarvittavan ammattilaisen. Työkalu tarjoaa siis kätevän paikan tehdä yhteistyötä yli organisaatio- ja ammattirajojen.

Ohjaustaverkossa.fi on ohjauksellisen vuorovaikutuksen työkalu, ei asiakastietojärjestelmä. Vuorovaikutuksesta kuitenkin kertyy dataa, joka jää sopimuksen tehneen organisaation käyttöön - toisin kuin esimerkiksi Microsoftin tai Googlen työkaluissa. Raportointipalvelun toteutus on vielä kesken ja valmistuu kevään 2021 aikana. 

Lataa esittely (pdf; 1,3 MB)

2. Perehdy tietosuojakysymyksiin ja asiakkaan oikeuksiin. 

Ohjaustaverkossa.fi ei ole asiakasrekisteri, mutta asiakasvuorovaikutus, josta jää digitaalinen jälki on sekin henkilötietojen keräämistä ja siksi palvelua käyttävä organisaatio asetuksen tarkoittama rekisterinpitäjä. Tietosuojavaltuutetun sivuilta löydät hyvän kuvauksen tietosuoja-asetuksen velvoitteista rekisterinpitäjälle sekä rekisterinpitäjän ja tietojenkäsittelijän roolista. 

Siirry tietosuojavaltuutetun sivuille 

3. Tutustu sopimuksiin 

Ohjaustaverkossa.fi-palvelu mahdollistaa luottamuksellisen keskustelun ja tietojen jakamisen asiantuntijan / asiantuntijoiden ja asiakkaan välillä. Tietosuoja-asetuksen näkökulmasta luottamuksellinen keskustelu, josta jää digitaalinen jälki, on henkilötietojen keräämistä ja asiakasvuorovaikutusta toteuttavan asiantuntijan työnantaja on asiakastietojen rekisterinpitäjä.

Tietosuoja-asetuksen mukaan asiakkaalla on oikeus tehdä henkilötietopyyntö tiedoista, joita hänestä kertyy Ohjaustaverkossa.fi -palveluun, vaikka Ohjaustaverkossa.fi on vain vuorovaikutustyökalu, ei asiakastietojärjestelmä. Siksi tarvitaan tietojenkäsittely- tai palvelusopimus rekisterinpitäjän ja tietojen käsittelijän välillä. 

Sopimus tehdään vuonna 2022 KEHA-keskuksen kanssa. Palvelun käyttöönotossa oma organisaatiosi on käyttäjäorganisaatio ja KEHA-keskus tietojenkäsittelijäorganisaatio.

Sopimuksia on kahta tyyppiä:

• sopimus viranomaisen kanssa 
• sopimus yleishyödyllisen organisaation kanssa

Viranomainen on henkilö tai organisaatio, jolle kuuluu itsenäistä päätösvaltaa ja julkista valtaa. Kun on kyse viranomaisten toiminnasta, liittyy siihen usein nimenomaan julkisen vallan käyttämistä. Viranomaisen toimintaa säädellään laeilla.

Julkisia viranomaisia ovat valtio ja sen laitokset, kunnat, kuntayhtymät sekä Ahvenanmaan maakunta ja sen virastot. Julkista valtaa saavat käyttää vain sellaiset tahot, joille tämä oikeus on annettu lailla. Pääsääntönä on, että julkista valtaa käyttävät virkasuhteessa olevat virkamiehet tai viranhaltijat – tällöin he käyttävät valtaa virkavastuulla. Julkisen vallan käyttöä voi olla myös julkisten palveluiden tuottaminen kuten etuuksien ja tukien myöntäminen tai epääminen, sairauden hoitoa koskeva päätös tai päätös koulupaikasta. 

Varmista päättäviltä tahoilta, että Ohjaustaverkossa.fi -palvelu voidaan ottaa käyttöön.  Sopimukseen tarvitaan allekirjoitus henkilöltä, jolla on organisaatiossaan allekirjoitusoikeus.

4. Ota yhteyttä ja tehdään sopimus

Lähetä osoitteeseen ohjaustaverkossa(at)ely-keskus.fi vapaamuotoinen pyyntö saada palvelu käyttöön sekä seuraavat tiedot:

• Organisaation virallinen nimi ja asiakkaalle näytettävä nimi (jos eri kuin virallinen)
• Yhteyshenkilön yhteystiedot
• Y-tunnus
• Verkkosivujen osoite
• Tietosuojavastaavan nimi ja sähköpostiosoite
• Linkki organisaation tietosuojaselosteeseen (linkki näytetään asiakkaalle)
• Linkki organisaation henkilötietopyyntöön

Vastaamme tiedusteluusi ja sitten voimme sopia sopimuksen allekirjoittamisen käytännöistä.

5. Päivitä tietosuojaseloste ja etsi yhteyshenkilöt

Varaudu päivittämään organisaatiosi tietosuojaseloste niin, että siinä mainitaan myös Ohjaustaverkossa.fi. Tietosuojaselosteen pitää löytyä organisaatiosi verkkosivuilta. Linkki selosteeseen näytetään myös asiakkaalle. 

Tietosuojaselosteen mallipohja viranomaisille (docx, 57 kt)
Tietosuojaselosteen mallipohja yleishyödyllisille organisaatioille (docx, 51 kt)

Nimeä organisaatiossasi yhteyshenkilö sekä henkilö, joka saa pääkäyttäjän roolin. Pääkäyttäjä huolehtii jatkossa organisaatioidesi käyttäjien tunnusten hallinnoinnista. Tunnus tarvitsee luoda uusille henkilöille vain kerran. Palvelu käyttää vahvaa tunnistusta, joten mitään työlästä salasanahallinnointia ei tarvita. 

6. Laadi tarvittaessa organisaatiossasi vaikutusten arviointi / riskiarviointi

Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilla kerrotaan tarkemmin tilanteista, jolloin on syytä laatia organisaatiossa myös vaikutustenarviointi. Vaikutustenarviointi auttaa rekisterinpitäjää tietosuojalainsäädännön vaatimusten noudattamisessa, sen dokumentoinnissa ja osoittamisessa.

Lue vaikutustenarvioinnista tietosuojavaltuutetun sivuilta 

Jos vaikutustenarviointi on organisaatiossasi tarpeen, voit hyödyntää oheista excel-pohjaa sen teossa:

Vaikutustenarviointi (xlsx; 64 kt)

7. Keskustellaan käyttöönottokoulutuksista ja perehdytyksen suunnittelusta

KEHA-keskus kouluttaa pääkäyttäjät sekä tulevat perehdyttäjät. Keskustellaan yhdessä oppimisen muotoilusta ja organisaationne mahdollisuuksista tukea palvelun käytön oppimista.