​Viisi vinkkiä parempaan hankeviestintään

Nämä viisi vinkkiä hankeviestintään eivät vielä takaa onnistumista tässä haastavassa extreme-lajissa, mutta toivottavasti ne antavat Sinulle tuoreita idean ituja viestijän polullasi. Hankkeissa synnytetään usein säkenöiviä uusia asioita – emmehän anna niiden enää jäädä pimentoon, vaan tuodaan ne aktiivisella viestinnällä esiin!  

1. Hoida viestinnälle riittävät resurssit

Hankkeen viestintään ja markkinointiin kannattaa varata riittävät resurssit jo hankkeen valmisteluvaiheessa. Tuloksekkaan viestinnän tekeminen monivuotisessa hankkeessa vaatii resursseja eli nipun euroja, riittävästi aikaa ja ripsakoita käsiä.

Kustannuksia syntyy, sillä yleensä hanke tarvitsee jo alkumetreillään mm. juuri sille räätälöidyn visuaalisen ilmeen logoineen ja PowerPoint-pohjineen. Ja varsinkin, kun hankkeen toiminta on pyörähtänyt täyteen vauhtiin, sen verkkosivut, valokuvat, somemainokset, videot ja podcastit tekevät helposti yllättävän ja merkittävän loven hankebudjettiin, ellei niitä ole ennakkoon osattu korvamerkitä.

Resursseihin kytkeytyvät myös vastuut. Hankkeessa viestintää saattaa tehdä useampi henkilö, joten viestinnän reviirit kannattaa jäsentää selkeiksi.

2. Suunnittele, suunnittele ja suunnittele

Viestinnän suunnitelmallisuuden merkitystä ei voine liikaa korostaa. Kunnolla pohdittu viestintäsuunnitelma auttaa hanketyön käytännön tekijöitä hahmottamaan ja jäsentämään tulevaa urakkaa – ensin päänsisäisesti ja myöhemmin hankeviestinnän arjessa konkreettisesti.

Viestintä on yksi päämausteista koko hanketyön keitoksessa. Tehokkaalla viestinnällä edistetään hankkeen strategisia tavoitteita eli kyseessä ei ole pakkopulla, vaan olennainen elementti hankkeen toimenpiteiden ja tavoitteiden kirkastamiseksi kohderyhmille.

Yksi tapa jäsentää viestintäkokonaisuutta on tehdä aivan ensin viestintäsuunnitelma, joka sisältää kuvauksen tavoitteista, kohderyhmistä, toimenpiteistä, resursseista, vastuista, kanavista ja viestinnän työkaluista. Tämän lisäksi voi tehdä toimenpiteiden viestintäkalenterin, johon kirjaa mm. eri viestintätoimenpiteiden ajankohdan, kohderyhmän, viestintätavan ja toteuman/tuloksen. Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä on analysointi, jonka voi tehdä esimerkiksi raportointikausittain. Tässä voi käydä läpi mm. verkkosivujen, uutiskirjeiden, tiedotteiden, somekanavien ja blogien onnistumisen sekä määrällisesti että laadullisesti.

Nykymaailma muuttuu vauhdilla, joten viestintäsuunnitelman kannattaa antaa olla dynaaminen eli sen pitää saada tarvittaessa elää ja muokkautua ajassa. Usein sanotaan, että hanketyö on kuin laivan matka kohdesatamaan – matkan ei tarvitse olla viivasuora, vaan sen mutkittelu on sallittua, ja jopa suotavaa karikoiden kiertämiseksi – kunhan vain lopulta saavutetaan päämäärä.

Pidä siis jatkuvasti viestinnälliset tuntosarvesi ojossa ja kun hoksaat uutta tai jotain millä tehostaa toimintaasi, niin ota muutos vastaan ja reagoi siihen. Älä myöskään innostu ylisuunnittelemaan, koska Done is better than perfect.

3. Määrittele kohderyhmäsi & viestintäkanavasi selkeästi

Nimeä viestinnän tavoitteiden näkökulmasta tärkeimmät kohderyhmäsi mahdollisimman huolellisesti. Tämä kannattaa pohtia tarkasti, koska kohderyhmien valinnalla on erittäin suuri merkitys hankkeen viestintäkanavien valintaan.

Pohdi erikseen, kuinka voit parhaiten hyödyntää organisaatiosi sisäiset ja ulkoiset kanavat. Mieti lisäksi voisitko hyödyntää kustannustehokkaasti myös hankkeen keskeisten kumppanien kanavia.

Osan kohderyhmistä voit tavoittaa parhaiten videolla Tiktokista, osan kasvokkain kylän torilta, kun taas joillekin parhaiten toimivat sähköiset uutiskirjeet ja perinteisen median uutisnäkyvyys.

4. Muista vuorovaikutus

Älä sorru toteuttamaan pelkästään yksisuuntaista viestintää, vaan muista vuorovaikutus ja sen aikaansaamiseksi hyödynnä erityisesti sosiaalista mediaa. Pyri aikaansaamaan omaan teemaasi liittyvää keskustelua ja osallistu siihen. Ole avoin, asiantunteva ja aktiivinen.

5. Hyödynnä tekoäly

Kaikkea ei tarvitse keksiä itse, vaan kokonaisuuksia voi tutkia tai jäsentää tekoälyä hyödyntäen. Tämä uusi, viestintäänkin liittyvä, työkalu kannattaa uteliaana kokeilla. Tekoälyn hyötyjä ja haittoja pohtii mielenkiintoisesti mm. tämä Youtuben Tekoälyt testissä -kanava.

En nosta tässä tarkempia ohjeita tekoälyn hyödyntämiseen liittyen, sen äärimmäisen nopean kehitysvauhdin takia. Nyt antamani neuvo tästä teemasta vanhentuu hyvin todennäköisesti jo muutamassa viikossa.

--