Miksi yksinkertainen on kaunista ja tarpeellista? 
 

Työelämä on jatkuvassa muutoksessa. Koko elämä on oikeastaan yhtä muutoksen virtaa. Asiat vaikuttavat monimutkaisilta ja vaikeilta. Muutosturbulenssin ja -virtojen vuoksi tarvitaan uusia tapoja pohtia sitä, miten saada asioita paremmin haltuun. Muutoksen “haltuunotto” on tärkeää myös oman hyvinvoinnin kannalta. Työelämässä tämä tarkoittaa erilaisten haasteiden kääntämistä kehittämistyöksi.  

Hankkeet ovat yksi työelämän kehittämisen keino, jolla voidaan luoda ja kokeilla uusia ratkaisuja haasteisiin ja eri alojen tarpeisiin. Hanketyössä on mahdollista hyödyntää eri alojen asiantuntijuutta, verkostoitua muiden toimijoiden kanssa ja parhaimmillaan hankkeissa tehdään mahdollisuus innovatiivisille ideoille. Hankkeiden avulla voidaan skaalata hyviä innovaatioita edelleen eri aloille hyödyksi. Hankkeiden kehittämistyön voidaan ajatella olevan lisäresurssi, joka tuottaa lisäarvoa organisaation perustyöhön. 

Hankkeiden tekemässä kehittämistyössä on usein haasteita, jotka voivat liittyä aikataulujen, budjettien ja tulosten hallintaan hankkeen onnistumisen suhteen. Erityinen haaste on hankkeiden toiminnan ja innovaatioiden vaikuttavuuden osoittaminen ja niistä oppiminen. Ja kun hankkeet aikanaan päättyvät, tuotettujen ratkaisujen siirtäminen ja levittäminen käytäntöön voi olla vaikeaa tai jopa mahdotonta. Voidaan joskus puhua myös tulosten hautautumisesta kaiken muun tiedon alle. Siksi väistämättä tulee mieleen, onko hankkeissa tehdyt toimintamallit ajateltu jo alusta asti olevan riittävän yksinkertaisia ja helposti skaalattavia toimintamalleja, jotka ovat sovellettavissa eri tilanteisiin ja konteksteihin. Helpottuisiko ratkaisumallien siirtäminen ja jatkojalostaminen ketterämmin, jos ajateltaisiin, että keskitytään hankkeissa syntyneisiin helmiin, yksinkertaisiin ratkaisumalleihin sen sijaan, että kehitetään paljon ja monimutkaisesti? Ja jos jo alusta asti punaisena lankana ajatellaan olevan toimintamallien juurtuminen ns. ruohonjuuritasolle? Sinne työpaikoille asti ja helposti saataville? 

Mitä yksinkertaiset toimintamallit sitten voivat olla? Ne ovat sellaisia, jotka perustuvat selkeisiin ja ymmärrettäviin periaatteisiin, jotka voidaan ilmaista lyhyesti ja ytimekkäästi. Periaatteet muodostavat toiminnalle selkeän rakenteen esimerkiksi kohdejoukon määrittelyn, toimintasuunnitelman ja arvioidut tuotokset. Nämä perusperiaatteet ovat helposti ymmärrettäviä kaikille. Perusperiaatteet ovat siten rakentuneet selkeisiin ongelmiin tai haasteisiin työelämässä ja näihin pyritään löytämään ratkaisumalleja ja -vaihtoehtoja. Hankkeissa näitä toimintamalleja ja niiden vaihtoehtoja testataan ja jatkokehitetään. Halutaan siis vaikuttaa jonkin muutoksen syntymiseen ratkaisuvaihtoehtojen kokeiluilla. Toimintamallit ovat myös joustavia ja muokattavissa eri tarpeisiin ja olosuhteisiin, kun ratkaisumalli tai -malleja on löydetty.  

Yksinkertaisen ja selkeän ratkaisun pohjalla voidaan ajatella olevan se, että jo ideavaiheessa toimintamallia tai ratkaisumallia rakennetaan yhdessä kohdejoukon kanssa, sitä kokeillaan ja kehitetään ja hyväksytään myös se, että epäonnistuminenkin on oppi jostakin. Tärkeään on myös mitata mikä muuttuu, kun toimia toteutetaan, mihin halutaan muutos. Nämä ovat myös oppia siitä, mikä toimii ja mikä ei ja yleensä silloin voidaan myös löytää vastaus myös siihen, miksi jokin toimi missäkin tilanteessa. Hankkeissa syntyy aina jonkinlaisia tuloksia, joiden kautta vaikuttavuuksia voidaan arvioida. 

Lähtökohtaisesti yksinkertaisten ja helposti skaalattavien toimintamallien tekeminen hanketyössä edellyttää selkeää ja yhteistä visiota siitä, mitä halutaan saavuttaa ja miksi. Kehittämisessä tärkeää on asiakaslähtöinen ja kokeileva asenne, joka ottaa huomioon kehittämistoiminnasta hyötyvien käyttäjien tarpeet ja odotukset sekä huomio myös kuka kehitettävästä mallista tai ideoista hyötyisi omassa työssään. Kehittämisen kannalta monialaisuus ja tiivis yhteinen tekeminen sekä viestinnän avoimuus on ehdoton edellytys, hankkeet voivat oppia myös toisiltaan paljon. Siksi hankkeiden yhteistä kehittämistä sekä vertaisoppimista kannattaisi hyödyntää entistä enemmän. Kehitettävät asiat vaativat jatkuvaa arviointia ja seurantaa hankkeen aikana, mutta myös sen jälkeen. Usein tosiasiallinen vaikuttavuus syntyy vasta hankkeen jälkeen, jos toimintamallit ja ratkaisumallit on voitu ottaa käyttöön hanketyön aikana ja erityisesti sen jälkeen. Siksi avoin ja aktiivinen viestintä ja verkostoituminen hankkeiden ja toimijoiden kanssa on äärimmäisen tärkeää hankkeissa tehtyjen kehittämistoimien tuloksena syntyneiden mallien ja kokemusten jakamisen kannalta. 

Hanketyö on siis mahdollisuus, ei este, työelämän kehittämiselle. KISS-periaate istuu hyvin myös kehittämistyöhön hankkeiden luomissa malleissa. KISS-periaate eli Keep It Simple (stupid) perustuu ajatukseen yksinkertaisuudesta ja muistuttaa siitä, että kaikkea tarpeetonta monimutkaisuutta kannattaa välttää ratkaisujen löytämiseksi. Perustan tälle ajatusmallille on luonut Albert Einstein: "Everything should be made as simple as possible, but no simpler" eli kaikesta pitäisi tehdä niin yksinkertaista kuin mahdollista, mutta ei yksinkertaisempaa. Vaikka toiminnan tuloksena voi olla laaja, monialainen toimintamalli tai ratkaisu, sen kehittämisessä yksikertaisuus voi tuoda parhaiten esille myös mahdollisuudet uuden juurtumiselle. 

Bloggaajana

Tiina Lintunen
Hankekoordinaattori, Parempi työelämä! -hanke