Ratkaisupajasta oivalluksia ja parhaat ideat jatkokäyttöön

Tammenlehväkeskus oli Poweria työelämään -ratkaisupajan esimerkkiyrityksenä syyskuussa. Kuntoutus- ja kehittämispäällikkö Titta Soimasuo ja hoitotyönjohtaja, tietosuojavastaava Aija Nikkilä avasivat ratkaisupajassa keskuksen digitalisoitumiskehitystä ja toivoivat asiantuntijoilta ideoita.

– Silmiä avaavaa keskustelua ja ideoita, joita aiomme varmasti käyttää, Aija Nikkilä ja Titta soimasuo arvioivat tuoreeltaan Poweria työelämään -ratkaisupajan tuloksia.

– Oikein havahduimme, miten paljon meillä on saatu aikaan 3–4 viime vuotena. Järjestelmiä on hankittu tarpeeseen, mutta nyt on nostettava näkyvästi esille niiden yhteys työhyvinvointiin ja tuottavuuteen sekä mittaamisen tarpeellisuus. Keskustelimme tästä toimitusjohtajan kanssa sillä seurauksella, että hän pyysi meitä kertomaan havainnostamme syksyn henkilöstöinfossa, minkä jälkeen voimme puhua niistä kaikki yhdessä, naiset kertoivat.

Yksi ratkaisupajan tärkeimmistä oivalluksista oli, että syntyvän datan käyttö on hyvä suunnitella jo ennen digilaitteiden hankintaa.

– Meillä tämä on jäänyt vähemmälle ehkä juuri siksi, että viime vuosina on otettu käyttöön niin paljon uusia järjestelmiä ja käytänteitä. Vaikka olemme hiljaisesti sopineet datan käyttöön paneutumisesta, se on jäänyt kaiken ohessa vähemmälle huomiolle. Mutta myöhäistä se ei ole vieläkään, Nikkilä ja Soimasuo sanovat.

– On arvioitava uudelleen myös järjestelmien käyttöoikeuksia ja sitä, onko ne jaettu datan hyödyntämisen kannalta oikeille ihmisille, Aija Nikkilä miettii ja huomaa, että käyttöoikeuksien mahdollinen uusjako on tarpeen erityisesti Työvuorovelhossa.

– Sen pääkäyttäjät ovat palkkahallinnon väkeä, jotka eivät ole työvuorosuunnittelun asiantuntijoita.

Kirjautumisten paljous ahdistaa

Aikaa vievimpiä ja hoitajia kuormittavimpia asioita ovat raportointien vaatimat kirjautumiset.

– Laskimme, että hoitajilla on kymmenkunta erilaista tunnusta, joilla he kirjautuvat eri järjestelmiin ja kaikki salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Tämä kuormittaa ja koetaan vievän aikaa pois hoitotyöstä, Nikkilä ja Soimasuo sanovat.

Raportointia varten osastoilla on yhteiskäytössä olevia tietokoneita. Ratkaisupajassa ehdotettiin, että hoitajat varustettaisiin älypuhelimella tai muulla mobiililaitteella, jolla raportoinnin voisi tehdä silloin, kun se itselle sopii. Tämän toteuttaminen vaatii tietenkin taloudellisia resursseja.

– Mutta kun miettii työn sujuvuutta, työhyvinvointia ja työssä jaksamista, kaikki ylimääräiset klikkaukset pitäisi saada pois, Soimasuo huomauttaa.

Laitteiden pitäisi olla myös helposti saatavilla.

– Meillä on käytössä televisioon liitettäviä ääni- ja kuvaohjelmia, Yeti-tv, Sävelsirkku ja Hilda, jotka ovat valmiita, asiakkaiden aktivoimiseen tarkoitettuja materiaaleja. Ne ovat jääneet vähälle käytölle, sillä ne täytyy erikseen varata ja noutaa oman osaston ulkopuolelta, mikä nostaa kynnystä. Meillä ei ole kuitenkaan varaa hankkia omia ohjelmia joka osastolle.

Tekoälyä kv-opiskelijoiden perehdytykseen

Aija Nikkilä kertoo viehättyneensä ratkaisupajan tekoälyä koskevasta ideasta.

– Meille suositeltiin markkinoilla olevia android-pohjaisia ohjelmia, joilla voidaan tulkata vieraskielisiä ohjeita ja puhetta. Nämä olisivat oivallinen apu kansainvälisten opiskelijoiden perehdyttämisessä.

Tammenlehväkeskus pyrkii vastaanottamaan lisää kansainvälisiä opiskelijoita Tampereen seudun ammattiopisto Tredusta ja Tampereen ammattikorkeakoulusta. Perehdytys on koettu kuitenkin hankalaksi, sillä hoitohenkilöstöstä ei löydy tarpeeksi valmiuksia tai halua puhua englantia. Tekoälyn ja digilaitteiden avulla asiaa voisi kenties tuupata eteenpäin.

– Perehdytystä on tarpeen digitalisoida muutoinkin, sillä nykyisillä resursseilla ei ole mahdollista kokoaikaiseen vierivieressä annettavaan perehdytykseen.

Yksi ratkaisu voisivat olla eri tehtävistä kuvatut lyhyet kännykkävideot. Niiden tuottamiseen ei tarvita ammattikuvaajia, omatekoiset klipit riittäisivät.

– Ratkaisupajassa ehdotettiin henkilöstön digitaitojen osaamiskartoitusta. Meillä on tehty viitisen vuotta sitten atk-perustaitojen kartoitus. Tänä aikana ihmisten osaaminen on kehittynyt valtavasti, joten kannattaisi selvittää, löytyykö meiltä esimerkiksi kännykkävideoiden tekemisestä innostuneita henkilöitä, Nikkilä sanoo.

– Ja minkälaisia ovat asenteet ja mahdolliset pelot nyt? Kartoitus olisi tarpeen, emmehän me tiedä, mitä ihmisten mielissä liikkuu, Soimasuo täydentää.

Nikkilä ja Soimasuo nostavat esille sisäisen viestinnän tärkeyden.

– Viestintä liittyy kaikkeen: järjestelmien käyttöönottoon ja hyödyntämiseen, onnistumisista kertomiseen, yhteisistä käytänteistä tiedottamiseen… Meidän on yhdessä keskusteltava, mitä kanavia ja mitä välineitä käytämme.

Ratkaisupajasta tarttui vielä hyvä tsemppilause Tammenlehväkeskuksen kehittämistyölle: on jatkettava sitkeästi, vaikka kaikki eivät haluaisi ainakaan aluksi osallistua.

Lue myös: Digitaalisuus helpottaa hoitotyötä, kertyvä data tahdotaan tehokäyttöön / Tammenlehväkeskus

1980-luvun lopussa sotainvalidien veljeskodiksi perustettu Tammenlehväkeskus tuottaa monipuolisesti kuntoutumisen palveluja, asumispalveluja kolmessa omassa palvelukodissa, terapia- ja hyvinvointipalveluja sekä päivätoimintaa. Vakituisia työntekijöitä on lähes 200, joista suurin osa on kuntoutus- ja hoitohenkilöstöä.

Tammenlehväkeskus: https://www.tammenlehvakeskus.fi/

Pirkanmaan ELY-keskuksen “Poweria työelämään” -hanke on Työterveyslaitoksen TYÖ2030-ohjelman Pirkanmaan aluehanke. Hankkeessa uudistetaan yrityksiin kohdentuvaa verkosto- ja hanketyötä, ja autetaan työpaikkoja ottamaan käyttöön ja hyödyntämään digitalisaation tuomat mahdollisuudet työhyvinvointia ja kilpailukykyä vahvistavalla tavalla. Hankkeessa kehitetään ja lisätään työelämäosaamista, yhteistyötä ja vaikuttavuutta.

Lisätietoa Poweria työelämään -hankkeesta

 

Teksti: Hybridiviestintä Effet Oy