ELY-keskuksen asiantuntijoiden viestintävinkit: maahanmuuttopäällikkö Lisbeth kertoo vinkkinsä lehtihaastatteluun (Pohjois-Savo)

Tässä juttusarjassa Pohjois-Savon ELY-keskuksen asiantuntijat kertovat kokemuksistaan erilaisissa viestintätilanteissa ja jakavat parhaat viestintävinkkinsä muille. Näin kannustamme asiantuntijoita hyödyntämään erilaisia tapoja tarjota tietoa asiakkaille ja osallistua keskusteluun. 

Juttusarjasta löydät asiantuntijoiden kokemuksia ja vinkkejä esimerkiksi lehti- ja tv-haastatteluihin ja sosiaalisen median käyttöön. Toivomme, että näitä vertaisvinkkejä voi hyödyntää myös talomme ulkopuolella ja että ne innostavat kokeilemaan rohkeasti eri tapoja viestiä.

Ensimmäisessä osassa Pohjois-Savon ELY-keskuksen maahanmuuttopäällikkö Lisbeth Mattsson kertoo kokemuksistaan lehteen haastateltavana olosta.

Lisbethin kokemuksen mukaan haastattelut ovat sujuneet toimittajien kanssa hyvässä hengessä keskustellen. Lisbeth näkee toimittajat ensisijaisesti yhteistyökumppaneina, joihin kannattaa suhtautua asiakaspalveluhenkisesti.

Lisbeth kertoo kokemuksia lehtihaastatteluista:

Useimmiten toimittajat ottavat oma-aloitteisesti suoraan yhteyttä ja pyytävät lisätietoa asiasta, joka liittyy maahanmuuttoon. Mediatiedotteiden lähettäminen on kuitenkin hyvä tapa saada toimittajien huomio ja tiedotteiden säännöllinen lähettäminen osoittaa ELY-keskukselta aktiivista tiedottamisotetta ja avointa suhtautumista mediaa kohtaan. Tiedotteiden ansiosta toimittajat saavat juttuvinkkejä ja auttavat ELY-keskusta viestimään ajankohtaisista asioista.

Toimittaja on yhteistyökumppani

Haastattelutilanteet toimittajien kanssa ovat sujuneet hyvässä hengessä keskustellen. Toimittaja kaipaa juttunsa tueksi tietoa, jota olen voinut omalta osaltani tarjota. On hyvä harkita, mitä tietoja toimittajalle voi kertoa ja mitä ei. Esimerkiksi salassa pidettävää tai arkaluonteista tietoa toimittajalle ei voi kertoa. Toimittaja on ennen kaikkea hyvä yhteistyökumppani, jota kannattaa asiakaspalveluhenkisesti ja ripeästi palvella. Riittävällä avoimuudella voittaa toimittajan luottamuksen.

Haastatteluun ei aina voi valmistautua

Jos toimittaja ottaa yllättäen yhteyttä ilman, että asiasta olisi lähetetty tiedote, valmistautuminen jää vähäiseksi. Mutta jos toimittajan kysymys on yleinen, ja kuuluu omaan tehtäväkenttään, yleisen vastauksen antaminen onnistunee ilman erillistä valmistautumistakin. Vastausta antaessa on hyvä aina arvioida, kenen viranomaisen toimivaltaan asia kuuluu. Itselleni on tullut kysymyksiä, joihin en ole halunnut tai voinut ottaa kantaa, koska asia kuuluu toisen viranomaisen toimivaltaan. Näissä tapauksissa toimittajaa voi auttaa löytämään oikean viranomaisen ja henkilön. Jos on lähetetty tiedote, lisätietojen antajien tulisi olla tiedotteen lähettämisen jälkeen hyvin tavoitettavissa ja pystyttävä antamaan tarkempaa lisätietoa tiedotteen sisällöstä.  

Harkitse, mitä sanot - virheiden oikaisu jälkikäteen voi olla haastavaa

Toimittajan kanssa keskusteltaessa on hyvä pitää mielessä, että toimittaja kirjoittaa samalla muistiinpanoja ja miettii kuumeisesti juttunsa terävintä kärkeä ja otsikkoa. Jos siis antamasi tieto on epävarma, kannattaa joko olla kokonaan antamatta sitä tai sanoa siitä selvästi toimittajalle, jotta tietoa ei pidetä varmana tosiasiana. Pahimmassa tapauksessa väärästä tiedosta toimittaja saa isot otsikot, joiden oikaiseminen jälkikäteen on haastavaa. Omat kokemukseni maakunnan toimittajista ovat olleet vain positiivisia. Olen pyrkinyt tarjoamaan tietoa myös vähän laajemmin kuin vain toimittajan kysymyksen verran, jotta toimittajan oma maahanmuutto-osaaminen kasvaisi. Tausta-aineisto jää myös muiden saman toimituksen toimittajien käytettäväksi myöhempiä maahanmuuttoaiheisia lehtijuttuja varten.

Viisi vinkkiä muille

1. Priorisoi toimittajan kysymys. Älä jätä toimittajaa odottamaan vastaustasi pitkäksi aikaa. Toimittaja arvostaa nopeuttasi.
2. Ole positiivinen vastauksissasi, älä kritisoi muita ja keskity omaan tehtäväkenttään. Tarvittaessa auta toimittaja oikeille tietolähteille.
3. Voit voittaa toimittajan luottamuksen olemalla riittävän avoin ja rehellinen. Muista kuitenkin aina, kenen kanssa keskustelet.
4. Halutessasi voit aina pyytää toimittajalta valmiin lehtijutun luettavaksi omien kommenttiesi osalta ennen jutun julkaisemista.
5. Tiedota tehtäväkenttäsi asioista aina, kun mahdollista. Lyhytkin tiedote on parempi kuin ei tiedotetta ollenkaan.

 

Juttusarjan muut vinkit:
Hydrobiologi Veli-Matti kertoo vinkkinsä radio- ja TV-haastatteluihin
Johtava vesitalousasiantuntija Tuulikki kertoo vinkkinsä Twitteriin
Luonnonsuojelun ylitarkastaja Anne kertoo vinkkinsä Instagramiin
Maaseutupuolen asiantuntijat kertovat vinkkinsä tapahtumaan valmistautumiseen